Politique de confidentialité

Contexte

Le groupe Majorat se divise en 3 entités différentes, soit :

• Hôtel Château Laurier Québec
• Hôtel Château Bellevue
• Le Georges V – Services traiteur et banquets inc. (incluant son service de pâtisserie Le Croquembouche)

Chacune de nos entités opère dans des secteurs différents, mais partage un engagement commun envers l’excellence du service et le respect de la vie privée. Les différentes entités partagent d’ailleurs la même personne responsable de la protection des renseignements personnels et un même parc informatique.

La protection des renseignements personnels et la gestion des incidents de confidentialité sont des enjeux de société que le groupe Majorat considère sérieusement. C’est pourquoi le groupe Majorat se conforme avec diligence aux exigences de la loi 25 et adhère donc aux définitions en lien avec celle-ci.

Définitions

Incident de confidentialité : tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Renseignement personnel : tout renseignement, pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l’identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Toutefois, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles (titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle) ne sont pas des renseignements personnels assujettis par la loi 25.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

Responsabilité

Le groupe Majorat est responsable de tous les renseignements personnels qu’il a en sa possession ou dont il a la gestion, notamment les renseignements personnels reçus directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel.

Le groupe Majorat adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant, en concert avec son partenaire TI, un programme holistique et rigoureux en cybersécurité se basant sur le cadre référentiel NIST. Une appréciation des risques cyber sur les actifs TI de l’entreprise a donc été réalisée, ainsi qu’une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d’atténuation pour protéger les actifs TI, incluant les renseignements personnels.

Le groupe Majorat a également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et a délégué certaines responsabilités en cybersécurité à leur partenaire TI via une offre de services gérés en cybersécurité. L’exécution du programme de cybersécurité exécuté en partenariat avec une firme TI assure une protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte du groupe Majorat. Une publication a aussi été faite sur le site internet et le personnel a été informé de l’existence de la Politique de confidentialité et des Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de l’ensemble des clients et membres de l’équipe.

Si vous avez des questions en ce qui concerne les pratiques du groupe Majorat en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse confidentialite@vieuxquebec.com ou au 418-522-3848 #1633.

Les fins de la collecte des renseignements personnels

Le groupe Majorat recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe, afin de :

• se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles ;
• leur procurer des avantages ;
• administrer des outils de gestion du rendement ;
• administrer, gérer, surveiller et faire respecter les programmes et les politiques du groupe Majorat et ses relations avec ses employés ;
• établir et gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.

Le groupe Majorat est également susceptible de recueillir et d’utiliser des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi dans l’entreprise afin d’évaluer la possibilité d’une embauche.

Le groupe Majorat peut aussi recueillir et utiliser des renseignements personnels appartenant aux clients afin de pouvoir offrir le meilleur service possible lors d’un séjour présent ou futur.

Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi.

Le consentement

Le groupe Majorat s’assure d’obtenir le consentement valide des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer leurs renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

Les limites de la collecte

Le groupe Majorat recueille par des moyens légitimes et légaux seulement les renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités commerciales.